保管書類

(管理規約)
区分所有法33条1項は「規約は、管理者が保管」
標準管理規約72条2項は「規約原本は、理事長が保管」と規定

(総会議事録)
区分所有法42条5項は「法33条の規定は、議事録について準用する」とし、議事録の保管義務者を管理者とする。
標準管理規約49条3項は「理事長は、議事録を保管」

(書面又は電磁的方法による決議)
区分所有法45条3項において法33条の規定を準用し管理者に保管義務

標準管理規約32条(業務)では、
3号「長期修繕計画の作成又は変更に関する業務及び長期修繕計画書の管理」に掲げる長期修繕計画書

5号「適正化法103条1項に定める、宅地建物取引業者から交付を受けた設計図書の管理」から
適正化法により平成13年8月以降交付が義務化された
竣工時の付近見取図、配置図、仕様書(仕上げ表を含む)、各階平面図、2面以上の立面図、断面図又は矩計図、基礎伏図、各階床伏図、小屋伏図、構造詳細図及び構造計算書
建物の修繕に有用な書類として
上記以外の設計関係書類(数量調書、竣工地積測量図等)、特定行政庁関係書類(建築確認通知書、日影協定書等)、消防関係書類、機械関係設備施設の関係書類、売買契約書関係書類等

6号「修繕等の履歴情報の整理及び管理等」
大規模修繕工事、計画修繕工事及び設備改修工事等の修繕の時期、箇所、費用及び工事施工者等や、設備の保守点検、建築基準法第12条第1項及び第3項の特殊建築物等の定期調査報告及び建築設備(昇降機を含む)の定期検査報告、消防法第8条の2の2の防火対象物定期点検報告等の法定点検、耐震診断結果、石綿使用調査結果など、維持管理の情報

(理事会議事録)
標準管理規約49条(議事録の作成、保管等)3項で定める理事会議事録

標準管理規約64条(帳票類等の作成、保管)
1項に規定する会計帳簿、什器備品台帳、組合員名簿及びその他の帳票類
領収書や請求書、管理委託契約書、修繕工事請負契約書、駐車場使用契約書、保険証券など
3項・管理組合の財務・管理に関し書面交付対象とする情報は、大規模修繕工事等の実施状況、今後の実施予定、その裏付けとなる修繕積立金の積立ての状況(マンション全体の滞納の状況も含む)や、ペットの飼育制限、楽器使用制限、駐車場や駐輪場の空き状況等

標準管理規約17条(専有部分の修繕等)から、「専有部分の修繕記録」(申請書・承認書・添付した設計図、仕様書及び工程表等)に加え、工事業者から工事完了報告書等を提出させることも考えられる。

2020年02月20日